Sales Order क्या है? | What is Sales Order in Hindi? Tally Prime

Sales Order (सेल्स ऑर्डर) एक वाणिज्यिक प्रक्रिया है, जिसमें ग्राहक (buyer) द्वारा व्यापारी (seller) को माल खरीदने का आधिकारिक आदेश दिया जाता है। इसे एक दस्तावेज के रूप में भी भेजा जाता है, जिसमें उस माल की जानकारी, कीमत, मात्रा, शर्तें और डिलीवरी की तारीख जैसी डिटेल्स शामिल होती हैं। जब ग्राहक एक Sales Order जारी करता है, तो विक्रेता इसे स्वीकार करता है, और ऑर्डर की शर्तों के अनुसार माल की आपूर्ति शुरू करता है।

इसे भी सीखें : Purchase Order क्या होता है? (What is a Purchase Order?)

Sales Order का महत्व | Importance of Sales Order

1. व्यापार के संचालन में पारदर्शिता:
   • Sales Order दोनों पक्षों (खरीदार और विक्रेता) के बीच एक समझौते का रूप है। यह स्पष्ट करता है कि ग्राहक क्या ऑर्डर कर रहा है और विक्रेता उसे कैसे पूरा करेगा। इससे व्यापार में पारदर्शिता बनी रहती है।
2. आवश्यकता का सही अनुमान:
   • Sales Order के माध्यम से व्यवसायों को माल की सही मात्रा और प्रकार का अनुमान मिलता है। इससे आपूर्ति श्रृंखला को सही तरीके से प्रबंधित किया जा सकता है।
3. कस्टमर सर्विस में सुधार:
   • Sales Order ग्राहकों की आवश्यकता के अनुसार माल की आपूर्ति करने में मदद करता है, जिससे ग्राहक संतुष्ट रहते हैं। एक सही और समय पर आपूर्ति व्यापारिक प्रतिष्ठा को बढ़ाती है।
4. वित्तीय प्रबंधन:
   • Sales Order वित्तीय रिकॉर्ड को बनाए रखने में मदद करता है। यह बिक्री और इन्वेंट्री डेटा को ट्रैक करने में सहायक होता है।

Sales Order Process :

1. Sales Order (Ctrl+F8)
2. Delivery Note (Alt+F8)
3. Rejection In (Ctrl+F6)
4. Sales Voucher ( F8 )
5. Sales Return (Debit Note) -: (Alt+F6)
6. Receipt Voucher (F6)

1. Sales Order (सेल्स ऑर्डर)

Sales Order वह आदेश है जो ग्राहक द्वारा विक्रेता को माल की खरीद के लिए दिया जाता है। यह एक आधिकारिक दस्तावेज़ है जो विक्रेता को ग्राहक की मांग को पूरा करने का निर्देश देता है।

Step-by-Step Process in Tally:

1. Tally खोलें और अपनी कंपनी के डेटा में लॉगिन करें।
2. Gateway of Tally > Vouchers में जाएं।
3. Alt + F4 दबाकर Sales Order चुनें।
4. Customer Name: ग्राहक का नाम चुनें या नया ग्राहक बनाएं।
5. Date: ऑर्डर की तारीख सेट करें।
6. Items: माल की सूची, मात्रा और कीमत भरें।
7. Terms & Conditions: आप डिलीवरी की शर्तें और भुगतान की शर्तें भी जोड़ सकते हैं।
8. Save करें और Print आउटपुट निकाल सकते हैं।

2. Delivery Note (डिलीवरी नोट)

Delivery Note वह दस्तावेज़ है जो विक्रेता ग्राहक को माल की डिलीवरी के समय देता है। यह ग्राहक को सूचित करता है कि उसे कौन सा माल भेजा गया है। यह एक प्रकार का प्रमाण पत्र होता है।

Step-by-Step Process in Tally:

1. Sales Order को पूरा करें: पहले आपको Sales Order बनाना होगा।
2. Gateway of Tally > Vouchers में जाएं।
3. Alt + F8 दबाकर Delivery Note चुनें।
4. Sales Order को लिंक करें: यहां पर आप Sales Order को लिंक करेंगे जिसे आपने पहले बनाया था।
5. Items: जो माल डिलीवर किया जा रहा है, उसकी मात्रा भरें।
6. Save और Print करें।

3. Rejection In (रिजेक्शन इन)

Rejection In वह प्रक्रिया है जिसमें ग्राहक द्वारा माल को वापस किया जाता है क्योंकि वह दोषपूर्ण है या ग्राहक को उसका उपयोग नहीं हो रहा है। इसे Purchase Return के रूप में भी जाना जाता है, लेकिन यह विक्रेता के लिए एक “Rejection” के रूप में दर्ज किया जाता है।

Step-by-Step Process in Tally:

1. Gateway of Tally > Vouchers में जाएं।
2. Alt + F7 दबाकर Rejection In (Rejection of Goods) को चुनें।
3. Supplier Name: उस विक्रेता का नाम दर्ज करें, जिससे माल खरीदी गई थी।
4. Date: तारीख सेट करें।
5. Items: वो वस्तुएं दर्ज करें जो वापस की जा रही हैं।
6. Quantity: माल की वापसी की संख्या भरें।
7. Save करें और Print कर सकते हैं।

4. Sales Voucher (सेल्स वाउचर)

Sales Voucher वह दस्तावेज़ है जिसे विक्रेता द्वारा ग्राहक को बिल या चालान के रूप में भेजा जाता है। इसमें विक्रेता द्वारा बेचे गए माल का पूरा विवरण होता है और यह भुगतान की जानकारी को ट्रैक करने में मदद करता है।

Step-by-Step Process in Tally:

1. Gateway of Tally > Vouchers में जाएं।
2. F8 दबाकर Sales Voucher चुनें।
3. Customer Name: ग्राहक का नाम दर्ज करें।
4. Date: बिक्री की तारीख दर्ज करें।
5. Items: बिक्री किए गए माल की सूची, मात्रा, और मूल्य भरें।
6. Tax: अगर लागू हो, तो GST या अन्य टैक्स की जानकारी भरें।
7. Payment Terms: भुगतान की शर्तें दर्ज करें।
8. Save करें और Print करें।

5. Sales Return (Credit Note) (सेल्स रिटर्न/क्रेडिट नोट)

Sales Return या Credit Note वह दस्तावेज़ है जिसे विक्रेता ग्राहक को भेजता है जब ग्राहक कुछ वस्तुएं वापस करता है। इसे Sales Return या Credit Note कहा जाता है। यह विक्रेता के खाते में क्रेडिट के रूप में दर्ज होता है, और यह विक्रेता के लिए एक Credit Note के रूप में काम करता है।

Step-by-Step Process in Tally:

1. Gateway of Tally > Vouchers में जाएं।
2. Ctrl + F8 दबाकर Sales Return (Credit Note) चुनें।
3. Customer Name: उस ग्राहक का नाम दर्ज करें जो वस्तुएं वापस कर रहा है।
4. Date: सेल्स रिटर्न की तारीख भरें।
5. Items: वह वस्तुएं दर्ज करें जो ग्राहक ने वापस की हैं।
6. Quantity: वस्तुओं की संख्या दर्ज करें।
7. Adjust Amount: जो भी राशि क्रेडिट की जा रही है, उसे जोड़ें।
8. Save करें और Print करें।

6. Receipt Voucher (रीसीव वाउचर)

Receipt Voucher वह दस्तावेज़ है जिसे विक्रेता को भुगतान प्राप्त होने पर दर्ज किया जाता है। यह एक प्रकार का cash receipt होता है जो ग्राहक द्वारा भुगतान किए गए पैसे को रिकॉर्ड करता है।

Step-by-Step Process in Tally:

1. Gateway of Tally > Vouchers में जाएं।
2. F6 दबाकर Receipt Voucher चुनें।
3. Customer Name: ग्राहक का नाम दर्ज करें।
4. Payment Mode: भुगतान की विधि (Cash, Bank आदि) चुनें।
5. Amount: भुगतान की गई राशि दर्ज करें।
6. Receipt Type: यह निर्धारित करें कि यह राशि किस प्रकार की है (e.g., Payment for Sale).
7. Save करें और Print करें।

Summary of the Processes in Tally

1. Sales Order: ग्राहक द्वारा दिया गया माल खरीदने का आधिकारिक आदेश।
2. Delivery Note: माल की डिलीवरी के समय ग्राहक को भेजा गया दस्तावेज़।
3. Rejection In: माल की वापसी की प्रक्रिया जब ग्राहक ने माल को अस्वीकृत किया।
4. Sales Voucher: बिक्री का बिल या चालान।
5. Sales Return (Credit Note): जब ग्राहक माल वापस करता है तो विक्रेता द्वारा जारी किया गया क्रेडिट नोट।
6. Receipt Voucher: ग्राहक द्वारा विक्रेता को भुगतान प्राप्त करने का दस्तावेज़।

Sales Order Report में शामिल प्रमुख जानकारी:

1. Customer Name (ग्राहक का नाम): यह जानकारी बताती है कि Sales Order किस ग्राहक का है।
2. Order Date (आदेश की तारीख): यह तारीख दिखाती है जब ग्राहक ने ऑर्डर दिया था।
3. Sales Order Status (सेल्स ऑर्डर की स्थिति): इस कॉलम में Sales Order की स्थिति दिखाई देती है, जैसे कि “Pending”, “Completed”, या “Partially Delivered”।
4. Item Details (आइटम विवरण): इस कॉलम में यह बताया जाता है कि ग्राहक ने कौन सी वस्तुएं मंगवाई थीं, और उनकी मात्रा क्या थी।
5. Quantity Ordered (मांग की गई मात्रा): ग्राहक ने कितनी मात्रा में माल ऑर्डर किया था, यह दर्शाता है।
6. Quantity Delivered (वितरित की गई मात्रा): यह जानकारी देती है कि कितनी मात्रा ग्राहक को डिलीवर की जा चुकी है।
7. Pending Quantity (पेंडिंग मात्रा): यदि कोई ऑर्डर पूरा नहीं हुआ है, तो पेंडिंग मात्रा को ट्रैक किया जा सकता है।
8. Order Amount (ऑर्डर की राशि): यह कॉलम उस आदेश की कुल राशि दिखाता है, जो ग्राहक को पेमेंट करनी होती है।

Purchase Order Report in Tally

Purchase Order Report एक महत्वपूर्ण रिपोर्ट है जो व्यवसायों को उनके खरीद आदेशों (purchase orders) को ट्रैक करने में मदद करती है। यह रिपोर्ट आपको दिखाती है कि आपने कितने और कौन-कौन से माल के ऑर्डर किए हैं, कितने ऑर्डर पूरे हो चुके हैं, और कौन से पेंडिंग हैं। इससे आप अपने सप्लायर के साथ हुए लेन-देन का बेहतर तरीके से प्रबंधन कर सकते हैं।

Tally में Purchase Order Report का उपयोग मुख्य रूप से इन्वेंट्री प्रबंधन और खरीद प्रक्रिया को नियंत्रित करने के लिए किया जाता है। इसके माध्यम से, आप यह देख सकते हैं कि आपके द्वारा दिए गए खरीद आदेश (Purchase Orders) पर किस प्रकार की स्थिति है, और आप किस सप्लायर से माल की आपूर्ति की उम्मीद कर सकते हैं।

Tally में Purchase Order Report को कैसे देखें?

Tally में Purchase Order Report देखने के लिए निम्नलिखित स्टेप्स का पालन करें:

Step-by-Step Guide to Viewing Purchase Order Report in Tally:

1. Tally खोलें और अपनी कंपनी के डेटा में लॉगिन करें।
2. Gateway of Tally पर जाएं:
   • सबसे पहले Tally का मुख्य डैशबोर्ड “Gateway of Tally” पर पहुंचें।
3. Display Menu में जाएं:
   • फिर Display पर क्लिक करें और वहां से Inventory Books का विकल्प चुनें।
4. Purchase Orders पर क्लिक करें:
   • अब आपको Purchase Orders का विकल्प दिखाई देगा। इसे क्लिक करें, जिससे आपके द्वारा किए गए सभी Purchase Orders की रिपोर्ट सामने आ जाएगी।
5. Report के प्रकार को चयन करें:
   • All Purchase Orders: सभी खरीद आदेशों की पूरी जानकारी।
   • Pending Orders: केवल उन Purchase Orders को दिखाएगा जो अभी तक पूरी नहीं हो पाई हैं।
   • Completed Orders: केवल उन Purchase Orders को दिखाएगा जो पूरे हो चुके हैं और माल सप्लायर से प्राप्त हो चुका है।
6. Additional Filters का उपयोग करें:
   • आप Purchase Order Report को Supplier, Item, या Date Range के आधार पर कस्टमाइज़ कर सकते हैं, ताकि आपको एक विशिष्ट रिपोर्ट प्राप्त हो सके।
7. Report का विश्लेषण करें:
   • अब आप इस रिपोर्ट को देख सकते हैं, जो दिखाती है कि कौन से आदेश पूरे हो चुके हैं और कौन से पेंडिंग हैं। इस रिपोर्ट के माध्यम से आप खरीद आदेशों की स्थिति को ट्रैक कर सकते हैं और आपूर्ति में किसी भी देरी को पहचान सकते हैं।