Purchase Voucher का उपयोग Tally Prime में तब किया जाता है जब कोई कंपनी या व्यवसाय किसी वस्तु या सेवा को खरीदता है और उसका लेखा-जोखा रिकॉर्ड करता है। इसे मुख्य रूप से विक्रेता से वस्तुओं की खरीद, कच्चे माल, सेवाओं आदि की खरीदारी को ट्रैक करने के लिए इस्तेमाल किया जाता है।
Tally Prime में Purchase Voucher कैसे बनाएं:
1. Tally Prime खोलें:
- सबसे पहले Tally Prime सॉफ़्टवेयर को लॉन्च करें।
2. Gateway of Tally पर जाएं:
- होम स्क्रीन पर “Gateway of Tally” में जाएं।
3. Voucher Creation मेनू खोलें:
- अब “V” दबाएं या Transactions → Vouchers पर जाएं।
4. Purchase Voucher चुनें:
- F9: Purchase दबाएं या Voucher Creation स्क्रीन में से Purchase को चुनें।
5. Supplier का चयन करें:
- स्क्रीन पर सबसे पहले आपको उस विक्रेता (Supplier) का Ledger चुनना होगा, जिससे आप वस्तु या सेवा खरीद रहे हैं। अगर विक्रेता का Ledger पहले से नहीं बना है, तो आप Create ऑप्शन से नया लेजर बना सकते हैं।
6. Purchase Ledger चुनें:
- अब Purchase Ledger चुनें, जो आपकी कंपनी की खरीदारी को रिकॉर्ड करता है। यह Ledger आपके ख़र्चे की कैटेगरी के हिसाब से बनाया जाता है।
7. इन्वेंटरी आइटम्स (Inventory Items) जोड़ें:
- यदि आप वस्तुओं की खरीद कर रहे हैं, तो आपको उस वस्तु या आइटम का चयन करना होगा जिसे आप खरीद रहे हैं। इसके लिए:
- Item Name: उस आइटम का नाम चुनें जिसे आप खरीद रहे हैं।
- Quantity: वस्तु की मात्रा दर्ज करें।
- Rate: प्रति इकाई दर (rate) डालें।
- Amount: कुल राशि अपने आप दिखाई देगी।
8. GST या अन्य टैक्स जानकारी:
- अगर आपका ट्रांजेक्शन GST के अंतर्गत है, तो आपको GST या अन्य टैक्स विवरण जोड़ना होगा। GST के लिए सही रेट और स्लैब का चयन करें।
9. Narration दर्ज करें:
- यहाँ आप ट्रांजेक्शन का विवरण लिख सकते हैं, जैसे “Purchased office supplies from XYZ Ltd.”
10. Voucher सेव करें:
- सारी जानकारी दर्ज करने के बाद Ctrl + A दबाकर Voucher को सेव करें।
Purchase Voucher के मुख्य उपयोग:
- सामान या सेवाओं की खरीदारी: जब आप कोई वस्तु, कच्चा माल, या सेवा खरीदते हैं, तो इसका रिकॉर्ड रखने के लिए।
- विक्रेता भुगतान: यह विक्रेता से जुड़े भुगतान की जानकारी भी रिकॉर्ड करने में मदद करता है।
- GST और टैक्स रिपोर्टिंग: GST के अंतर्गत आने वाले लेन-देन को व्यवस्थित करने के लिए Purchase Voucher महत्वपूर्ण है, जिससे रिटर्न फाइलिंग आसान होती है।
Purchase Voucher का उदाहरण:
उदाहरण 1: ऑफिस के लिए सामग्री खरीदना
यदि आप XYZ Suppliers से ₹30,000 के ऑफिस सप्लाई खरीदते हैं:
- F9: Purchase दबाएं।
- XYZ Suppliers के लिए विक्रेता का लेजर चुनें।
- Purchase Ledger चुनें (जैसे “Office Supplies Purchases”)।
- आइटम की जानकारी भरें:
- आइटम का नाम (जैसे “Printer Paper”)
- मात्रा (100 पैकेट)
- प्रति इकाई दर (₹300 प्रति पैकेट)
- कुल राशि अपने आप कैलकुलेट हो जाएगी (₹30,000)।
- GST विवरण डालें (यदि लागू हो)।
- Narration में विवरण डालें: “Purchased office supplies from XYZ Suppliers.”
- Ctrl + A दबाकर सेव करें।
उदाहरण 2: कच्चा माल खरीदना
यदि आप ABC Raw Materials से कच्चा माल ₹50,000 में खरीदते हैं:
- F9: Purchase दबाएं।
- ABC Raw Materials का लेजर चुनें।
- Raw Material Purchases लेजर चुनें।
- आइटम का विवरण और मात्रा दर्ज करें।
- GST या टैक्स विवरण जोड़ें।
- Narration में लिखें: “Purchased raw materials from ABC.”
- Ctrl + A दबाकर सेव करें।
Purchase Voucher की रिपोर्टिंग का महत्व:
- Purchase Voucher का सही और सटीक रिकॉर्ड रखना किसी भी व्यवसाय के लिए आवश्यक होता है ताकि उसकी सभी खरीदारी को ट्रैक किया जा सके।
- यह GST रिटर्न फाइलिंग और वित्तीय रिपोर्टिंग में भी मददगार होता है, जिससे आप अपने खर्चों का सही से हिसाब रख सकते हैं।
- इसके जरिए आप अपने व्यापार में होने वाले खरीद लेन-देन और खर्चों का आकलन आसानी से कर सकते हैं।
Tally Prime में Purchase Voucher का उपयोग व्यापारिक खरीदारी को सरल और व्यवस्थित तरीके से मैनेज करने के लिए एक महत्वपूर्ण साधन है।