Tally में Purchase Order (खरीदी आदेश) के बारे में जानकारी देने से पहले, यह समझना जरूरी है कि Purchase Order (PO) क्या होता है और Tally में इसका क्या काम है।
Purchase Order (PO) क्या है?
Purchase Order (PO) एक written document होता है जिसे एक company अपने supplier को भेजती है, ताकि उसे ज़रूरी सामान या services की delivery मिल सके। इसमें quantity, item name, rate, delivery date और terms & conditions clearly लिखे होते हैं।
Purchase Order (PO) एक दस्तावेज है जो खरीदार (व्यापारी) द्वारा विक्रेता (supplier) को भेजा जाता है, जिसमें खरीद की गई वस्तुओं की जानकारी, उनके आदेश की मात्रा, मूल्य और डिलीवरी की तारीख जैसी जानकारी दी जाती है। यह एक आधिकारिक आदेश होता है जिसे विक्रेता को माल भेजने से पहले स्वीकार करना होता है। जब विक्रेता PO को स्वीकार करता है, तो यह एक अनुबंध बन जाता है और उसके बाद माल की आपूर्ति शुरू की जाती है।
Tally में Purchase Order का उपयोग मुख्य रूप से इन्वेंटरी को ट्रैक करने और आपूर्तिकर्ताओं के साथ लेन-देन को सही ढंग से मैनेज करने के लिए किया जाता है। Tally में Purchase Order का रिकॉर्ड रखने से आपको अपने खरीदी आदेशों पर नज़र रखने में मदद मिलती है, साथ ही आप इन्वेंट्री को भी नियंत्रित कर सकते हैं।
🔹 It is a commitment from buyer to seller.
Purchase Order की जरूरत क्यों होती है? (Why is PO needed?)
Purchase Order process का use करने के फायदे:
- ✔️ Supplier के साथ clear communication
- ✔️ Internal stock planning में transparency
- ✔️ Delivery tracking आसान
- ✔️ Legal proof of purchase
- ✔️ Accounting और Inventory control बेहतर होता है
Purchase Order Process :
| Voucher (step by step | Shortcut Key |
| Purchase Order | CTRL+F9 |
| Receipt Note | ALT+F9 |
| Rejection Out | CTRL+F5 |
| Purchase Voucher | F9 |
| Debit Note (Purchase Return) | ALT+F5 |
| Payment Voucher | F5 |
1. Purchase Order (ऑर्डर भेजना)
➡ Use / उपयोग: Supplier को सामान का ऑर्डर भेजने के लिए
➡ Shortcut Key: Press F9 in Order Vouchers (Gateway of Tally → Order Vouchers)
Steps:
- Supplier का नाम चुनें
- Item details डालें (Quantity, Rate)
- Delivery Date वगैरह भरें
- Save करें (Ctrl + A)
इस स्टेज पर stock या accounts में कोई बदलाव नहीं होता।
2. Receipt Note (सामान मिलने पर entry)
➡ Use / उपयोग: जब सामान physically store में receive हो
➡ Shortcut Key: Press Alt + F9 in Inventory Vouchers
Steps:
- Supplier select करें
- Purchase Order से link करें
- Quantity, Item details डालें
- Save करें (Ctrl + A)
अब सामान आपकी inventory में जुड़ जाता है।
3. Rejection Out (खराब सामान वापस करना)
➡ Use / उपयोग: Damaged या गलत item supplier को वापस भेजना
➡ Shortcut Key: Press F6 in Inventory Vouchers
Steps:
- Supplier का नाम डालें
- वापस जा रहा item और quantity डालें
- Narration लिखें (reason for return)
- Save करें (Ctrl + A)
📌 Stock से सामान घटता है। Accounting effect अभी नहीं आता।
4. Purchase Voucher (बिल आने पर entry)
➡ Use / उपयोग: जब Supplier से Bill (Invoice) मिले
➡ Shortcut Key:
🔸 Press F9 in Accounting Vouchers
Steps:
- Supplier चुनें
- Receipt Note से link करें
- Bill No., Date और Amount डालें
- GST details (अगर हो तो)
- Save करें (Ctrl + A)
अब accounts में supplier का payable create होता है।
5. Debit Note (Return हुए माल का adjustment)
टैली में परचेस रिटर्न के बारे में जानकारी Purchase Return का मतलब है खरीदे गए माल को वापस करना। यह तब होता है जब खरीदे गए सामान में कोई खराबी हो या वह गलत तरीके से डिलीवर हुआ हो। टैली में परचेस रिटर्न की एंट्री को डेबिट नोट वाउचर के माध्यम से रिकॉर्ड किया जाता है।
➡ Use / उपयोग: Return हुए सामान के पैसे adjust करने के लिए
➡ Shortcut Key: Press Alt + F5 in Accounting Vouchers
Steps:
- Supplier चुनें
- Rejected item और amount भरें
- Reason specify करें (if available)
- Save करें (Ctrl + A)
Accounts में supplier का balance कम हो जाता है।
6. Payment Voucher (पैसे देना)
➡ Use / उपयोग: Supplier को payment करना
➡ Shortcut Key: Press F5 in Accounting Vouchers
Steps:
- Supplier ledger चुनें
- “Against Reference” से bill select करें
- Bank/Cash ledger चुनें
- Amount डालें
- Save करें (Ctrl + A)
Cash ya bank घटता है और supplier ka balance settle होता है।