अगर आपका बिज़नेस दवाइयों (Medicines), खाद्य पदार्थ (Food items) या कॉस्मेटिक (Cosmetics) जैसे प्रोडक्ट्स से जुड़ा है जिनमें Manufacturing (MFG) और Expiry Date होती है, तो Tally Prime में Batch-wise details को मेंटेन करना बहुत ज़रूरी है।
इससे आप अपने स्टॉक को बैच के हिसाब से ट्रैक कर सकते हैं और एक्सपायर्ड आइटम की बिक्री से बच सकते हैं।
What is Batch in Tally Prime? | बैच क्या होता है?
Batch का मतलब होता है — किसी प्रोडक्ट की एक लॉट या ग्रुप, जो एक साथ खरीदी या बनाई गई हो और जिसकी मैन्युफैक्चरिंग (MFG) और एक्सपायरी डेट (Expiry Date) एक ही हो।
Example:
अगर आपने 100 डिब्बे “Paracetamol” के खरीदे हैं, तो वो सभी Batch No. P1001 के हो सकते हैं जिनकी
- MFG Date: 01-Jan-2025
- Expiry Date: 31-Dec-2026
✅ Batch Maintain करने के फायदे:
- एक्सपायरी डेट के हिसाब से स्टॉक ट्रैक करें
- पुराने व नए स्टॉक की पहचान करें
- एक्सपायर्ड सामान की बिक्री से बचें
- सटीक रिपोर्टिंग और ट्रांसपेरेंसी
Step 1: Enable Batch-Wise Details in Tally Prime
(Tally Prime में Batch Feature चालू करें)
- Open Tally Prime
- जाएं → Gateway of Tally → F11 (Features) → Inventory Features
- नीचे दिए गए ऑप्शन को Yes करें:
- Maintain batch-wise details → Yes
- Set expiry dates for batches → Yes
- फिर Ctrl + A दबाकर सेव करें।
अब आपका Tally Prime बैच नंबर और एक्सपायरी डेट हैंडल करने के लिए तैयार है।
Step 2: Create Stock Item with Batch Feature
(Stock Item बनाते समय Batch और Expiry Feature On करें)
- जाएं → Gateway of Tally → Create → Stock Item
- आइटम का नाम डालें (जैसे: Paracetamol 500mg)
- Stock Group, Unit, और GST details भरें
- Maintain in Batches → Yes
- Set Expiry Dates for Batches → Yes
- Ctrl + A दबाकर सेव करें
अब यह आइटम Batch-wise स्टॉक में ट्रैक होगा।
Step 3: Enter Batch Details in Purchase Voucher
(खरीदते समय बैच डिटेल दर्ज करें)
- जाएं → Gateway of Tally → Accounting Vouchers → F9 (Purchase)
- सप्लायर और पर्चेज लेजर चुनें
- जब आइटम सिलेक्ट करें, तो एक पॉपअप खुलेगा:
- Batch Name: P1001
- MFG Date: 01-Jan-2025
- Expiry Date: 31-Dec-2026
- Quantity और Rate भरें
- Enter दबाकर सेव करें
अब Tally Prime आपके हर बैच की जानकारी स्टोर कर लेगा।
Step 4: Sales Entry with Batch Selection
(सेल करते समय बैच चुनें)
- जाएं → Gateway of Tally → Vouchers → F8 (Sales)
- Customer और Sales Ledger चुनें
- आइटम सिलेक्ट करते समय Tally पूछेगा — कौन सा Batch बेचना है
- बैच चुनें और क्वांटिटी डालें
- Entry पूरी करें
अब वो आइटम उसी बैच से घटेगा और बैलेंस बैच रिपोर्ट में दिखेगा।
Step 5: View Batch-Wise and Expiry Reports
(बैच और एक्सपायरी रिपोर्ट कैसे देखें)
Batch-wise Stock Report:
Gateway of Tally → Display More Reports → Inventory Info → Stock Summary → F7 (Batch-wise Details)
Expiry-wise Report:
Display More Reports → Statements of Inventory → Batch Summary
यहां आप देख सकते हैं:
- Batch Number
- Quantity
- MFG & Expiry Dates
- Remaining Stock
Benefits of Batch & Expiry Tracking in Tally Prime
(Batch और Expiry Tracking के फायदे)
✅ Expired आइटम की बिक्री रोकी जा सकती है
✅ Inventory पर पूरा कंट्रोल मिलता है
✅ Pharma, Food, FMCG और Cosmetic बिज़नेस के लिए बहुत उपयोगी
✅ FIFO (First In First Out) स्टॉक मैनेजमेंट आसान
✅ Accurate reports और ग्राहक विश्वास में वृद्धि
Common Industries Using Batch Feature
(कौन-कौन से बिज़नेस में जरूरी है)
- 💊 Pharmacy: दवाइयों की मैन्युफैक्चरिंग और एक्सपायरी ट्रैक करें
- 🍫 FMCG: परishable food products का स्टॉक नियंत्रित करें
- 🏭 Manufacturing: Raw material lots manage करें
- 🏪 Wholesale Trading: अलग-अलग suppliers के batches संभालें
Bonus Tip: Auto Alert for Expired Stock
Tally Prime में Customization के ज़रिए आप ऐसा फीचर ऐड कर सकते हैं जिससे Expiry Date पास होने पर अलर्ट मिले।
इससे आप एक्सपायर्ड प्रोडक्ट को सेल करने से पहले डिस्काउंट या रिटर्न की प्लानिंग कर सकते हैं।
Conclusion | निष्कर्ष
Tally Prime में Batch-wise details, Manufacturing और Expiry Dates को मेंटेन करना हर उस बिज़नेस के लिए जरूरी है जो perishable products या date-sensitive items बेचता है।
इन आसान स्टेप्स से आप:
✔ Batch Feature चालू कर सकते हैं
✔ Purchase में MFG & Expiry Date डाल सकते हैं
✔ Sales और Reports Batch-wise देख सकते हैं
इससे आपका स्टॉक मैनेजमेंट सटीक और सुरक्षित रहेगा।